E-Rechnungen – Das sollten Gründer jetzt wissen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt das neue E-Rechnungsgesetz in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen sämtliche Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden und empfangen können. Wir erklären Dir im Folgenden, was das für Dich und Dein Unternehmen bedeutet, was Du bei der Einführung der E-Rechnung berücksichtigen musst und wie Du Dich bestmöglich auf das Ausstellen von elektronischen Rechnungen vorbereitest.

2025 kommt die E-Rechnungspflicht

Ab dem 1. Januar 2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Alle Unternehmen, auch Einzelunternehmen, sind ab diesem Zeitpunkt dazu verpflichtet, E-Rechnungen versenden und empfangen zu können – zumindest im B2B-Bereich. Die E-Rechnungspflicht gilt also auch für Dich als Gründer und für Kleinunternehmer. Es sind jedoch Übergangsregelungen vorgesehen, zu denen Du Dich frühzeitig informieren solltest, um festzustellen, ob und welche Übergangsregelungen Du nutzen kannst und willst.

E-Rechnung – Was ist das überhaupt?

Eine E-Rechnung unterscheidet sich von einer herkömmlichen Rechnung vorrangig durch das abweichende Format. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass sie elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen, es sei denn, ein anderes strukturiertes elektronisches Format wurde zwischen Rechnungssender und Rechnungsempfänger vereinbart.

Wichtig ist in jedem Fall, dass die im Umsatzsteuergesetz festgelegten Pflichtangaben korrekt und vollständig in ein Format extrahiert werden können, das der europäischen Norm entspricht. Diese Anforderungen erfüllen unter anderem die XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen genutzt wird, und das hybride ZUGFeRD-Format – eine Kombination aus PDF und XML. Bei hybriden Formaten wird in Zukunft nur der strukturierte Teil als maßgeblich betrachtet.

Achtung: PDF-Rechnungen gelten nicht als E-Rechnung. Rechnungen im strukturierten elektronischen Format sind für Menschen nicht lesbar, ermöglichen jedoch den direkten Import in verarbeitende Systeme.

So stellst Du eine ordnungsgemäße E-Rechnung

Wie bei Papierrechnungen müssen auch E-Rechnungen die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) enthalten. Diese beinhalten:

Deinen vollständigen Namen und Deine Anschrift als Rechnungssteller
Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der Lieferung bzw. Dienstleistung
Leistungszeitraum bzw. Leistungszeitpunkt
Rechnungsbetrag und ggf. die darauf anfallende Umsatzsteuer

Für bestimmte Unternehmen gibt es besondere Regelungen. Beispielsweise gelten für Rechnungen bis 250 Euro vereinfachte Anforderungen und es können weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen genutzt werden. Wenn Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, musst Du keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, solltest aber einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung vermerken. Möglicherweise sind auch Hinweise auf weitere Formen von Steuerbefreiungen oder die Reverse-Charge-Regelung erforderlich.

Zusätzliche Informationen zu E-Rechnungen

Neben den üblichen Pflichtangaben müssen E-Rechnungen zusätzliche Informationen enthalten, wenn Du sie an die Bundesverwaltung oder eine Bundesbehörde stellst. Zu diesen Angaben gehören die Leitweg-Identifikationsnummer, die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers, genaue Zahlungsbedingungen, das Fälligkeitsdatum der Rechnung und die Bankverbindungsdaten. Wenn bereits bei der Beauftragung Lieferanten- und Bestellnummern übermittelt wurden, müssen diese ebenfalls auf der Rechnung vermerkt sein. Für Rechnungen im B2B-Bereich sind diese zusätzlichen Daten zwar nicht erforderlich, aber sinnvoll, wenn Du möchtest, dass Deine Kunden möglichst unkompliziert und schnell ihre Verbindlichkeiten begleichen können.

Vorteile der E-Rechnung für Start-ups

E-Rechnungen sind ein besonders effizientes Rechnungsformat, das nicht zuletzt durch seine Optionen für automatisierte Prozesse sowohl dem Rechnungssteller als auch dem Empfänger einige Vorteile bringt:

Weniger manuelle Arbeit, damit kürzere Bearbeitungszeiten und weniger Fehler
Schnellere Rechnungsstellung und somit die Möglichkeit schnellerer Zahlungen
Kosteneinsparungen durch Wegfall von Porto- und Papierkosten
Mehr Sicherheit durch effektive Risikominimierung und Betrugsvermeidung
Leicht nachvollziehbare digitale Prozesse
Mehr Transparenz und Kontrolle

Bestens vorbereitet

Neben all den Vorteilen, die die E-Rechnung mit sich bringt, wirst Du auch einige Herausforderungen zu meistern haben. Der größte Knackpunkt besteht für viele Unternehmen in den erforderlichen technologischen Anpassungen. Als junges Unternehmen hast Du hier wahrscheinlich den Vorteil, dass Du von Anfang an auf digitale Lösungen gesetzt hast und die Integration von passender Software in bestehende Systeme für Dich nicht zu kompliziert wird. Gegebenenfalls kommen auf Dich noch die Investitionen in geeignete Rechnungssoftware oder Cloud-Lösungen sowie in die Schulung Deiner Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie zu.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht ist die Anpassung interner Geschäftsprozesse an die neuen Anforderungen an Erfassung, Übermittlung und Archivierung von E-Rechnungen. Um diese Herausforderung zu meistern, solltest Du frühzeitig aktuelle Rechnungsprozesse analysieren und optimieren, um sie an die E-Rechnung anzupassen. Protokolle und Workflows für die Verarbeitung und Speicherung: Primär über diese Punkte gilt es, sich Gedanken zu machen. Zudem musst Du sicherstellen, dass Deine E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, einschließlich der Pflichtangaben und Formatvorgaben. Achte bei der Auswahl der Rechnungssoftware darauf, dass diese den aktuellen Anforderungen entspricht und die Möglichkeit der Anpassung an sich ändernde Anforderungen gewährleistet. Verlasse Dich aber nicht nur auf Software-Updates, sondern halte Dich auch selbst regelmäßig über Neuerungen seitens des Gesetzgebers auf dem Laufenden.

Um die notwendige Sicherheit der E-Rechnungen zu garantieren, musst Du entsprechende IT-Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen einführen. Überdies ist es ist wichtig, dass Du Dich mit Kunden und Lieferanten abstimmst, um Kompatibilität und reibungslose Abläufe zu gewährleisten.

Vergiss nicht, dass die Einführung der E-Rechnung für Dein Unternehmen sehr wahrscheinlich mit anfänglichen Kosten sowie gegebenenfalls mit laufenden Kosten für Cloud-Lösungen oder für Wartung und Updates verbunden sein wird. Ein detailliertes Budget und ein Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung kann Dir helfen, diese Kosten besser zu managen.

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